Au milieu de la pandémie COVID-19, le COCo a pris la décision de dernière minute de tenir virtuellement notre assemblée générale annuelle. Beaucoup d’entre vous ont leur AGA dans les mois à venir, et seront confrontés à des questions similaires, nous avons donc voulu partager ce que nous avons appris !

Nous avons aussi trouvé quelques autres guides (en anglais) sur comment faire des AGA virtuelles , si vous voulez les consulter!

• Le Ontario Nonprofit Network a crée une guide d’animation pour les AGA en ligne (lien) ainsi qu’une script pour des AGA virtuelle (lien)
• Un guide de Canarie (lien)

Le calendrier de votre AGA

La plupart des organisations communautaires ont des restrictions sur le moment où elles peuvent tenir leur assemblée générale annuelle (lien). Quelques exemples:

• Souvent, les règlements généraux d’une organisation stipulent qu’elle doit avoir lieu dans les 4 mois suivant la fin d’un exercice financier, ou dans un autre délai spécifique
• La loi exige que les états financiers soient présentés dans les 4 mois suivant leur approbation
• Les bailleurs de fonds ont souvent leurs propres exigences pour les assemblées générales annuelles

Une première étape pour votre organisation pourrait consister à préciser quand et pourquoi vos assemblées générales ont lieu. Quel type de flexibilité vous est offert ? Par exemple, certains bailleurs de fonds ont renoncé à leurs exigences concernant les assemblées générales annuelles (comme le ministère de la Santé et des Services sociaux, dont la communication sur cette question est jointe en annexe).

Au COCo, nous aurions pu avoir au moins un mois supplémentaire pour notre AG. Cependant, notre équipe a décidé que nous préférions nous contenter de le faire. Nous nous sommes dit qu’une fois de retour au travail, nous aurons tellement de projets retardés qu’il sera difficile de se recentrer sur une AGA retardée. En outre, nous étions conscients du fait qu’à mesure que la pandémie se poursuivrait, notre propre équipe pourrait être de plus en plus touchée et que nous aurions de moins en moins de moyens pour organiser une AGA en ligne. Nous avons donc décidé d’aller de l’avant !

Considérations juridiques concernant les AGA en ligne

Nous avons entendu quelques organisations constituées en province dire que les assemblées générales ne peuvent tout simplement pas se dérouler en ligne. Ce n’est pas tout à fait vrai – mais seulement depuis peu.

Au début de l’année, le Québec a apporté des modifications à la Loi sur les compagnies qui facilitent la tenue de réunions par vidéo ou par téléphone pour le conseil d’administration de votre organisme sans but lucratif ou pour vos assemblées générales (lien). Nous avons écrit récemment sur les alternatives aux réunions en personne qui répondent toujours aux exigences légales de la gouvernance des organismes à but non lucratif (lien). Lisez ces deux articles alors que vous préparez une AGA en ligne !

En outre, voici quelques questions pour votre organisation qui pourraient vous aider à résoudre certains des autres problèmes juridiques d’une assemblée générale virtuelle :

• Qui peut voter lors de votre assemblée générale ? Y a-t-il des personnes présentes à vos AG qui ne peuvent pas voter ? Comment allez-vous vérifier qui est autorisé ou non à voter lors de votre AGA virtuelle ?
• Que disent vos statuts sur le lieu et l’avis de convocation de votre AGA ? Votre conseil d’administration doit-il apporter des modifications aux statuts pour qu’une AGA virtuelle soit possible ?
• Avez-vous un moyen de vérifier les votes par la suite ? Pouvez-vous toujours protéger le secret des votes des citoyens lorsque cela est nécessaire ?
• Avez-vous besoin de savoir qui était présent à votre AGA, ou combien de personnes y ont assisté ?

Mise en place de l’assemblée

Nous avons utilisé Zoom pour notre assemblée générale. Certains d’entre nous étaient déjà familiarisés avec l’outil et il nous a donc semblé que la courbe d’apprentissage la plus plate pour le peu de temps que nous avons eu pour mettre les choses en place. Cependant, il existe de nombreux autres outils que vous pourriez utiliser.

Quel que soit votre choix, planifiez une répétition de votre présentation quelques jours avant votre AGA pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu. Nous avons découvert de nombreux changements à apporter au cours de notre présentation – ne sautez pas cette étape !

Inscription

Nous avions déjà mis en place un document google pour l’assemblée générale en personne que nous avions prévue, nous avons donc continué à prendre les inscriptions par le biais de ce même formulaire (vous pouvez les prendre aussi par Zoom). Cela avait l’avantage de permettre à notre équipe de voir qui s’était inscrit sans avoir à entrer dans l’administration de la réunion Zoom  et les personnes qui s’étaient déjà inscrites n’avaient pas besoin de le faire à nouveau.

Comme nous n’avons pas utilisé l’inscription Zoom, nous avons dû trouver un autre moyen de savoir qui était présent dans la salle. Une façon simple de le faire est d’utiliser une salle d’attente. Vous pouvez créer une “salle d’attente” pour votre réunion en cochant cette option dans les paramètres de la réunion lorsque vous la programmez.

Identifier les participants

Pour les personnes qui sont arrivées dans notre salle d’attente avec leur nom affiché, nous les avons cochées sur notre liste de participant.e.s au fur et à mesure que nous les laissions entrer dans la réunion. Pour les autres, nous avons envoyé un message de chat personnel leur demandant leur nom.

Comme il était important pour nous de pouvoir identifier rapidement qui est membre et qui ne l’est pas, l’organisateur de la réunion a changé les noms affichés des participants comme ils l’étaient dans la salle d’attente. Nous avons ajouté un préfixe pour les membres (M-) et pour le personnel (S-). Les membres du conseil d’administration ont également été identifiés en ajoutant (Board) après leur nom. En tant qu’hôte, vous pouvez changer le nom des personnes en cliquant sur les trois petits points à côté de leur nom. Vous pouvez également changer votre propre nom en tant que participant.

Vous pouvez trouver votre propre solution à ce problème – nous avons souvent beaucoup de non-membres lors de nos AG, il était donc important pour nous que ce soit très clair.

Par défaut, nous avions des personnes en mode silencieux, car nous demandions aux gens de rester en mode silencieux à moins qu’ils ne parlent. Les hôtes sont également capables de couper le son si quelqu’un a oublié de le faire, alors entraînez-vous à le faire à l’avance !

Hôtes et co-hôtes 

Nous avions un hôte et deux co-animateurices. En tant qu’hôte, vous pouvez faire en sorte que d’autres personnes co-hôtes (lien). Cela nous a permis d’avoir deux personnes qui s’occupent du support technique et le MC a plus de pouvoir pour faire des choses comme le partage d’écran, que nous avons limité aux seuls hôtes.

Tenue de dossiers 

En plus d’avoir un preneur de minutes comme nous le faisons habituellement, nous avons également veillé à

• Sauvegarder le journal de bord de notre AGA
• Enregistrez la liste des personnes qui ont participé à l’appel de l’AGM
• Créer un rapport pour les votes (sondages) après la réunion, qui se déroule dans le back-end de Zoom
• Captures d’écran

Procédures de vote

Voici les procedures que nous avons utilisé, mais vous pouvez voir d’autres exemples dans les guides que nous avons partagé en haut.

Utiliser le chat pour voter

Lorsque nous avions seulement besoin de quelqu’un pour proposer et appuyer, nous demandions aux gens de le faire dans le chat.

Nous avons fini par procéder à deux autres votes par chat également, pour approuver les modifications de nos règlements généraux. Les gens ont tapé OUI, NON ou ABSTENTION dans le chat. Nous avons fait cela uniquement parce que nos sondages ne fonctionnaient pas (nous y reviendrons plus tard). De prendre le vote dans le chat a bien fonctionné parce qu’il était facile de compter – tout le monde disait oui ! Nous ne vous recommandons pas de voter dans le chat si votre vote est plus controversé – cela nécessiterait un comptage manuel très irritant.

Utiliser les sondages pour voter

Lorsque nous avions besoin d’un vote, notre plan était d’utiliser la fonction de sondage sur le Zoom. Nous avions prévu d’utiliser les sondages pour les modifications de nos règlements généraux et les élections du conseil d’administration. Cependant, les sondages que nous avons preparé dans Zoom ont brisé durant la réunion (de sorte que nous ne pouvions pas voir qui avait voté) et nous avons dû élaborer un plan B à la volée. Mais si vous apprenez de nos erreurs, vous pouvez utiliser cette fonction !

Nous pensons que c’est l’utilisation de caractères spéciaux (dans notre cas, des émojis et des barres obliques) qui a brisé les sondages. Alors, n’incluez aucun de ces caractères dans vos questions ou options de sondage !

• Les sondages ne peuvent pas être copiés d’une réunion à l’autre. Alors que nous avions testé des sondages, nous avions testé différents sondages, donc nous n’avons pas saisi cette question ! Une solution serait de faire un sondage sur une réunion quelques jours avant l’AG et d’enregistrer cette réunion comme modèle de réunion. Les sondages enregistrés dans le modèle apparaîtront ensuite dans les réunions que vous avez créées sur la base de ce modèle.
• L’outil de sondage de Zoom est assez limité en termes de fonctionnalité – il n’y a que quelques types de questions possibles, alors réfléchissez bien à l’avance.
• Co-organisateurs et sondages

Pour utiliser la fonction de sondage, vous devez d’abord activer le sondage dans les paramètres de votre compte, puis configurer les sondages dans les paramètres de votre réunion.

Si vous voulez être absolument certain que seuls les membres votent dans un sondage, nous avons trouvé un moyen de le faire avec Zoom. En gros, vous devez envoyer les non-membres dans une salle séparée pendant que vous laissez les membres voter (en utilisant la fonction des petites salle de réunion dans Zoom). Assignez tous les non-membres à une salle de réunion et ouvrez cette salle chaque fois qu’un vote doit avoir lieu. Pendant que les non-membres sont dans la salle de réunion, vous pouvez lancer le sondage dans la salle principale. Seules les personnes présentes dans la salle principale pourront voir le sondage. Après avoir fermé le sondage, vous fermez également la salle de réunion et tout le monde retourne dans la salle principale. Les déplacements des personnes vers et depuis une salle virtuelle sont plus rapides que dans le monde matériel, mais ils ne se font pas instantanément, alors prévoyez du temps pour cela. Nous n’avons pas pu essayer cela lors de notre AG, alors si vous faites cela lors de la vôtre, faites-nous savoir comment cela s’est passé !

Vote par formulaire Google

En raison de la rupture de la fonction de sondage, nous avons fini par créer un formulaire Google pour l’élection des membres du conseil d’administration. Voici à quoi cela ressemble :

Communiquer avec les participant.e.s

Un courriel a été envoyé à tous ceux qui se sont inscrits quelques jours avant l’AG. Le courriel avait

• des informations sur les aspects techniques (comment se connecter à la réunion et que faire en cas de problèmes techniques)
• Les documents clés qui accompagnent l’AGA, comme notre rapport annuel, le compte rendu de l’année dernière
• Confirmation (ou non) de si la personne ou l’organisme était member

Nous avons joint des exemples de cette communication si elle vous est utile.

Nous avons également passé du temps au début de la réunion pour nous assurer que les gens savaient comment :

• Écrire dans le chat
• Levez la main virtuellement
• Se mettre en sourdine et se démasquer
• Écrivez un message privé au support technique du  COCo

Rôles de l’équipe

Notre AGA en ligne a été un travail d’équipe. Voici quelques-uns des rôles que nous avions assignés aux personnes pour assurer le bon déroulement de l’événement.

• Support technique. Pour nous, nous avions en fait deux personnes au support technique, qui étaient toutes deux hôtes ou co-animateurices de l’événement Zoom. L’hôte de l’événement s’est occupé du bureau d’inscription (vote, message de chat aux retardataires, envoi de captures d’écran pour les personnes qui ne trouvaient pas certaines fonctions).
• Maître de cérémonie. C’est la personne à la présidence de notre assemblée générale, qui nous a guidés dans les procédures de présentation et de vote, et qui a répondu aux questions sur le chat. Le partage d’écran s’est fait à partir de l’ordinateur de cette personne.
• Présentateurices. Différentes personnes ont présenté différentes sections de notre AGA afin que les gens puissent entendre des voix différentes. Tout le monde a travaillé avec le comité de gestion à l’avance pour déterminer ce qu’il fallait dire, établir des priorités et déterminer le temps de parole.
• Compte-goutte de documents. Bien que nous ayons envoyé à tout le monde des documents à l’avance, nous voulions également nous assurer qu’ils étaient disponibles pendant la réunion. Chaque fois que nous avons discuté d’un document, cette personne s’est assurée de le mettre dans le chat, dans les deux langues – des choses comme nos procès-verbaux, notre rapport annuel, nos états financiers, etc.

Source et informations complémentaires